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「入力ミスをなくしたい」「ダブルチェックしているのに間違いが見つかる」、そんな悩みを抱えていませんか？
正確性が求められるデータ入力の現場で、注目されているのがベリファイ方式です。
この方法は2人の作業者が独立して同じデータを入力し、突き合わせることでミスを高精度に検出します。
本記事では、ベリファイ方式の意味・手順・導入方法・外注の選び方までをわかりやすく解説します。
ミスを限りなくゼロに近づけたい方に、ぜひ読んでいただきたい内容です。
目次
「ベリファイ（verify）」とは、英語で「確認する」「正しいか検証する」といった意味があります。
データ入力においては、入力された情報が正しいかを二重のプロセスでチェックする手法を指します。特に「1文字の間違いも許されない重要データ」において、ベリファイ方式は高い精度を保つ手段として活用されています。普通のチェックとは違い、最初から2人が別々に同じ内容を入力し違いを見つけて修正するという仕組みが特徴です。
「ベリファイ方式って実際どんな流れ？」と気になる方も多いかと思います。
基本的には、以下のような5つのステップで進められます。
この方法なら通常の確認作業よりもミスに気づきやすく、より正確なデータに仕上がります。
実際の運用では、2人の異なるオペレーターが同じ元データを元に独立して入力作業を行います。同一人物による2度入力では「前に入力した内容を覚えているから同じように打ってしまう」という思い込みが起こる可能性があります。
しかし、異なる人間が入力することで視点の違いによってミスの発見率が格段に上がります。
2人の入力が終わるとそのデータをシステムで突き合わせて差異を検出します。スペースの有無や記号の違いなど、目視では見逃しやすい微細な差異まで検出可能です。差異が検出された場合は、元データを再確認してどちらが正しいかを判断し修正が行われます。
差異が見つかった場合、原本をもとにどちらが正しいかを判断します。修正された内容は再度システムで突き合わせされ、最終的にデータが一致することを確認して完了となります。このサイクルにより、修正漏れや人的エラーを最大限防ぐことができます。
ベリファイ方式を導入する最大の目的は「正確性の担保」です。
通常のチェック方式では見逃されやすいミスも、ベリファイ方式なら高精度で検出可能です。
ベリファイ方式では最初から2人が独立してデータを入力するのに対し、ダブルチェック方式は1人が入力した後に別の人が確認する流れです。ベリファイ方式はダブルチェック方式と比べると、入力者が2名いることによって先入観や見逃しを防ぎやすく、結果としてミスの検出力が高まります。
ベリファイ方式は入力者の「思い込み」や「慣れ」によるミスを回避できる仕組みです。再確認や再照合まで一貫したプロセスで実施されるため、ミスの温床を構造的に防止できます。
ベリファイ方式は特に正確性が要求される業務に適しています。
手書き資料や紙媒体を扱う業務では解釈違いによるミスが起きやすく、2人の入力と照合による補完が有効です。
ベリファイ方式の導入には人材・体制・教育の整備が必要となり、特に中小企業では負担が大きくなります。
そこで選択肢となるのがベリファイ対応のデータ入力専門業者へのアウトソーシングです。
価格や表面的な対応内容だけでなく、ベリファイの運用体制を具体的に確認しましょう。例えば、以下のような質問を通して業者の本気度を見極めることが大切です。「ベリファイはどのような手順で行っていますか？」「実績のある業種はどこですか？」などの質問を行いましょう。疑問点を事前に解消しておくことで、委託後のトラブルや誤解を未然に防ぐことができます。
ベリファイ方式は2人の入力者による独立した作業とシステム突き合わせを通じて、入力精度を大幅に向上させる仕組みです。
とくに医療・金融・官公庁など高い正確性が求められる業務では、この方式の導入が大きな意味を持ちます。社内での構築が難しい場合でも、ベリファイ対応業者に外注することで高品質な業務運用が実現可能です。
今後ますます重要性を増す「データの信頼性」を担保するうえで、ベリファイ方式は有効な選択肢となるでしょう。
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